初心者でもMicrosoft Excelを簡単に使えるようになるコツ

Excelを初めて学ぶ方々のために今回はエクセルの基本について紹介していきます。

Excel(エクセル)は、「表計算ソフト」という分類のソフトです。パソコンのソフトの中でも、使いようによっては最も便利なソフトだと思います。仕事に役立つこと間違いなしです。

一緒に、少しずつ使い方を学んでいきましょう。

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Excelでできること

まず、Excelの使い方に入る前に、Excelでできることをまとめてみます。

1 Excelは簡単にそしてより確実に計算ができる

皆さんは、計算するとき、例えばお買い物をするときに餃子の材料を買うとして、合計金額を知りたいとします。そんなとき、電卓を出して、〇+□+△+…=◎という答えを導き出します。

 

電卓には、一部の電卓を除けば、◎という答えだけが書いてあるはず。それが正しければよいのですが、間違えたときに見直すのが非常に面倒ですよね?Excelでは、その計算の履歴を残すことができます。

例えば、下の図をご覧ください。
 
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Excelのマス一つ一つを「セル」といいます。セルに、電卓を打つつもりで計算したい数字を打ち込みます。

それで、もし、「あれ、なんか高くない?」と思えば、そのセルを選択すれば、打ち込んだ式をそのまま見ることができます。

下の図をご覧ください。
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打ち込んだセルを選択すれば、上の赤く囲った場所に打ち込んだ数式が出てきます。ほら、便利でしょ?どこが間違えたか、確認できるんです。

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2 Excelはきれいに便利にそしてより確実に表が作れる

さらにもう1ステップつけると、もっとわかりやすくなります。セル1つに1つずつ、数字(材料の値段)を打ち込んでいきます。そして、そのとなりに項目(その材料)を書き込んでいくんです。

下の図をご覧ください。
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どのようにして合計を計算するかは、次の章で説明しますので、とりあえずこのような形で計算できるということだけわかってもらえばいいと思います。このように、品物に対して値段がわかるので、どの品物がいくらなのか、一目でわかるようになります。

あと1手入れると、このようにきれいな表になります。
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表が作れると、見栄えがいいだけでなく、入力などのミスも減り、仕事が格段にできるようになります。

 

3 きれいに、簡単にExcelはグラフが作れる

先ほど買おうとした餃子の材料の値段が、どれが高くてどれが安いのか、パッと見るとわかりにくいと思います。

 

その時に役立つのがグラフです。
 
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こう見ると、ミンチと餃子の皮が高いから、ちょっと節約しようかな、と考えることもできます。他の項目と比較するときに、きれいに、そして簡単にグラフを作ることができます。

 

4 Excelは実はきれいに文書が作れる

②や③の表・グラフを使いながら、文書を作成することができます。表やグラフをそのまま使うことができるので簡単に文書が作れます。

 

その他の便利な機能として、次のようなものがありますが、これはちょっと上級者用です。後々学んでいきましょう。

  • マクロ(自動的に計算できるプログラム機能)
  • ピボット(大量のデータを集計できる機能)

それでは、Excelを実際に使っていきましょう!

 

Excelの使い方の基本!

●画面の見方

まず、画面の見方からです。Excel 2013というバージョンのソフトで解説しますが、2007以降であれば操作は変わりません。Excel2016も同じということです。
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①黄色い枠で囲われたエリアを「リボン」といいます。ここには、書式などいろいろな設定を変更するのに使います。

リボンは、この緑色で囲われた「タブ」を選んで切り替えることができます。

 

続いて、セルのほうを見てみます。

で囲った番号を「行番号」といいます。上から、1行目2行目…と続きます。

で囲った番号を「列番号」といいます。左から、A列目B列目…と続きます。

 

現在選択しているセルは、上から11行目、左からE列目ですので、「E11」というセルであることがわかります。③行番号、④列番号のそれぞれに、選択しているセルには灰色で網がけされています。選択しているセルに入力されている内容は、紫色の⑤の欄に表示されています。

 

●文字・数字の入力方法

では、実際に入力していきましょう。

セルに文字・数字をそのまま入力すると、そのまま値になります。「B5」のセルに、「しょうが」と入力、「C5」のセルに「170」と入力しましょう。また、「B6」のセルに、「にら」と入力、「C6」のセルに「138」と入力してみると、下の図のようになります。

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●四則演算の入力方法

数式を入力する場合には、最初に「=」を入力します。

例えば、しょうがとにらの合計金額を出したいときは、そのまま「C7」セルに「=170+138」と書くこともできますが、「=」の後に、セル番号を入力することができます。

足し算は、「=C5+C6」
掛け算は、「=C5*C6」
割り算は、「=C5/C6」

と入力すれば、答えを導き出せます。

 

このように数式で入力したら、例えばしょうがの値段を170→150に修正したときに数式のほうも自動的に再計算してくれるため、面倒な入力がいらず、便利です。

 

まとめ

Excelを使いこなせば、見やすい表を作れるだけでなく、入力のミスも防ぐことができ、格段に仕事の効率が向上します。

 

今回は、初心者の方でも理解できるように画面の見方と、四則演算の入力方法を解説していきました。これから少しずつExcelを使いこなせるように練習していきましょう。

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